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Ein exzellentes Management-System für Lieferanten

conarum setzt mit SUS und SLC einen Meilenstein bei einem führenden Kosmetik Hersteller

Innovative Entwicklungen sind für führende Häuser der Kosmetik Branche eine Herausforderung um im internationalen Wettbewerb bestehen zu können. Diese Innovationskraft muss sich auch in den internen Prozessen widerfinden. Um auch im Einkauf ganz vorn zu liegen, gab es dringenden Bedarf bei der Schnittstelle zwischen Lieferanten und Kunden. Genau die richtige Herausforderung für conarum, die mit SAP SUS (System Usability Scale) und SAP SLC (Supplier Lifecycle) ein globales und zentrales Lieferantenmanagementsystem für den Konzern entwickelten. Mit vollem Erfolg!

Am Anfang war…

… ein System, das Bestellungen von Kundenseite zwar automatisch versendete, in das die Bestellbestätigungen jedoch mit erheblichem manuellen Aufwand eingepflegt werden mussten. Lieferanten bewarben sich telefonisch um Aufträge und für eine Registrierung. Ein Zeitfresser für die Mitarbeiter des Einkaufs, die sich eigentlich mit gezielten Projekten befassen sollten. Es fehlte ein einheitlicher Supplier-Boarding-Prozess über die Standorte den Kunden hinweg. Das heißt, es gab weder ein zentrales, standardisiertes Portal für die Lieferantenbewerbung und -qualifizierung noch eine Möglichkeit diese einheitlich zu bewerten und weiterzuentwickeln. Ein Fall für das Team von conarum, das bereits in anderen Unternehmensbereichen der Gruppe sehr erfolgreich tätig war.

Ziele klar definiert

  • EDV-gestützte Bestellbestätigung und damit Zeitgewinn für den strategischen Einkauf sowie für Projekte.
  • Globales und zentrales Lieferantenmanagementsystem, das folgende Anforderungen erfüllt:
    • Systemgestützte Lieferanten-Selbstregistrierung
    • Standardisierte Lieferantenqualifizierung, in der mehrere Stufen bis hin zur Freigabe durchlaufen werden müssen
    • Weiterentwicklung des Lieferanten in puncto Qualität, Innovation und Nachhaltigkeit
    • Standortübergreifendes Portal mit Zugriff auf alle Lieferantendaten, dadurch einheitliche und nachvollziehbare Lieferantenbewertung

Auf Los geht’s los

Phase 1 galt dem Bestellprozess zwischen den Lieferanten und dem Kunden. Zunächst galt es eine genaue Bedarfsanalyse zu erstellen und zu überprüfen, ob sich diese in den vorhandenen SAP-Standard integrieren ließe. Da auf dieser Basis nicht alle Anforderungen zufriedenstellend abgedeckt werden konnten, entschieden sich der Kunde und conarum für den Einsatz von SAP SUS. In dieses System konnten alle Zielsetzungen der Fachbereiche Einkauf und IT optimal eingepflegt werden, sodass die Bestellvorgänge jetzt komplett automatisiert erfolgen. Alle Phasen der Spezifikation, Entwicklung, Test und Einführung wurden reibungslos durchlaufen, sodass der Start bestens gelang. Aus der IT ist zu hören, dass trotz des Mehraufwands für die IT hinsichtlich Betrieb und Handling der standardisierte Prozess für das Unternehmen der richtige Schritt in Richtung Digitalisierung und moderne Systemlandschaft ist. Begeisterung auch bei den Fachabteilungen: Die aufwendige, manuelle Bearbeitung entfällt vollständig. Diese signifikante Zeiteinsparung schafft Freiraum für den strategischen Einkauf und Projekte.

Qualität überzeugt

Aufgrund der erfolgreichen Einführung des Projekts SAP SUS beauftragte der Kunde conarum auch für Phase 2, den Aufbau eines einheitlichen Lieferantenportals.

Den gewünschten Prozess mit SAP SLC abzudecken war eine große Herausforderung. Die Integration in die SAP SRM- und SRM SUS-Umgebung musste gewährleistet werden. In diversen Workshops zwischen den Fachbereichen und conarum wurde der Ist-Zustand erfasst, um daraus die gewünschten Anforderungen an das System zu entwickeln. Der Lieferant stand im Fokus. SAP SLC sollte eine Lieferantenplattform par excellence liefern, die die Möglichkeit der Selbstregistrierung und standortübergreifenden Bereitstellung wichtiger Daten und Bewertungsmaßstäbe bietet. Alle Mitarbeiter der Fachabteilungen sollten die Daten einsehen und eine Bewertung abgeben können. Die Lieferantenentwicklung sollte für alle nachvollziehbar sein und eine strategische Weiterentwicklung ermöglichen – auch zu zukünftiger Ausrichtung. Dafür wurden in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen Entwicklungsparameter vergeben. Diverse Qualifizierungsstufen wurden definiert und implementiert. Nach erfolgreichem Durchlauf aller Stufen wird der Lieferant freigegeben und auf Wunsch automatisch in das SAP ERP-Back-End-System repliziert. Ein arbeits- und zeitaufwendiger Prozess, der sich gelohnt hat: Die harmonisierten Pflegeprozesse des Lieferanten erschließen nun Daten für die Einkaufsorganisation und die SAP ERP-Lieferantenklassifizierung, die für alle Standorte des Kunden abrufbar sind. Standardisierte, einheitliche und global abrufbare Prozesse – transparency at its best.

Auch bei diesem umfangreichen Projekt wurden alle Phasen von der Spezifikation bis hin zur Einführung planmäßig und in effektiver Teamarbeit durchlaufen, sodass dem erfolgreichen Go-Live nichts mehr im Wege stand. „In time und budget“, wie der Kunde begeistert zusammenfasste.

Ende gut, alles gut

Die Lösung wurde von Einkauf und IT sofort gut angenommen. Auch Anwender aus anderen Bereichen waren jederzeit einbezogen, was die Akzeptanz zusätzlich gefördert hat.

Besonders gelobt wurde die gute Zusammenarbeit mit conarum: „Die Diskussion, was der SAP-Standard kann, wurde immer geführt. Es gab auch Wünsche, die technisch nicht lösbar waren. Auch für diese Fälle hat conarum eine Lösung gefunden.“ Das war hinsichtlich der Kosten für die IT sehr wichtig. Andere Entwicklungshäuser sparten sich die Diskussion und entwickelten vorschnell und nicht immer im Sinne des Kunden, so der IT Leiter. „conarum spricht sowohl die Fachbereich- als auch die IT-Sprache und schafft damit gegenseitiges Verständnis.“ Der Fachbereich Einkauf, fügt hinzu, dass durch individuelle Lösungen auch Zwischenschritte im Prozess realisiert werden konnten. „Die Zusammenarbeit war super. conarum hat verstanden, was wichtig ist, auch für den täglichen Geschäftsprozess. Es konnte immer eine Lösung angeboten werden – auch außerhalb des SAP-Standards.“ Das Team war klein und schlagkräftig – so wurden Reibungsverluste vermieden. Auch, dass conarum in der Entwicklungsphase jederzeit eingebunden und immer dabei war, wurde positiv aufgenommen. „Es war eine sehr angenehme Zusammenarbeit“, so der Leiter der IT.

conarum schafft Lösungen – individuell, effektiv und zukunftsorientiert!

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