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Jetzt passt’s: kubus IT arbeitet erfolgreich mit SAP-System

conarum hat die beste „Medizin“ für den Dienstleister im Gesundheitswesen

Als Tochterunternehmen der AOK Bayern und AOK PLUS ist die kubus IT verantwortlich für die Beschaffung sämtlicher Hard- und Software beider Gesundheitskassen. Zur systemtechnischen Steuerung ihrer Prozesse wurde der kubus IT eine SAP-Kopie des AOK-Systems übermittelt. Dieses auf Krankenkassenprozesse zugeschnittene System musste jedoch auf die Anforderungen eines IT-Dienstleister-Unternehmens angepasst werden.

Ein leistungsstarker Partner wurde gebraucht, einer, der die Situation analysieren, Lösungen erarbeiten und umsetzen konnte. In conarum hat die kubus IT den passgenauen Systemadministrator und Partner gefunden.

Stunde „Null“ – es geht los

Die Analyse des Ist-Zustandes ergab nicht nur große systemtechnische Defizite – auch seitens der Ressourcen an Fachkräften taten sich Lücken auf, welche aufgefangen werden mussten. Die Buchhaltung war auf das Sozialversicherungsrecht der Krankenkassen spezialisiert, nicht aber auf das benötigte Handelsrecht (HGB) eines Dienstleisters. So war es nicht nur die Aufgabe von conarum, die Systemlandschaft entsprechend dem HGB von Grund auf zu erneuern, sondern es galt vielmehr auch erst einmal Pionierarbeit zu leisten und die entsprechenden Anforderungen mit den Fachabteilungen zu erarbeiten. conarum wurde so zur Schnittstelle zwischen den Fachbereichen Finanzen, Buchhaltung und Controlling und der bedarfsgerechten Prozess-Neugestaltung. Eine Herausforderung auf hohem Niveau!

Die Aufgaben:

  • Bestandsaufnahme und Analyse des Systemzustandes in Kombination mit den Anforderungen.
  • Ein System-Upgrade auf den neuesten Stand, um Wartungssicherheit zu gewährleisten.
  • Einführung von SEPA und die Durchführung von Auslandszahlungen.
  • Eine 3-stufige Systemlandschaft aufbauen – inklusive Testumgebung, um reibungslose Tests und Transporte zu ermöglichen.
  • Durchführung der Unicode-Umstellung in allen betroffenen Programmen.
  • Einrichtung einer Schnittstelle zu einem externen System des Architekten, um den Prozess des Rechenzentrums Neubau zu optimieren und transparent zu gestalten.
  • Optimierung des Datenaustausches der internen Bestandsverwaltung mit der Anlagenbuchhaltung im SAP, um jederzeit in jedem System aktuelle Daten zur Verfügung zu haben.
  • Aufbau und Implementierung von Systemprozessen zur Erstellung der e-Bilanz.

Zwischenbilanz – ein zufriedener Blick zurück

Thomas Kruse, Controller der kubus IT, ist begeistert: „Wir sind überaus dankbar und sehr zufrieden mit der Arbeit von conarum. In kürzester Zeit haben die Experten einen sehr schnellen Draht zu den Fachbereichen und der technischen Basis aufgebaut und sind sehr geschätzt. Neue Prozesse wurden entwickelt, was für die systemtechnische Unterstützung und damit für den reibungslosen Ablauf unbedingt notwendig war.“ Präzise Dokumentationen sorgen für Überblick und Transparenz – dies unterstützt auch die Zusammenarbeit mit den Wirtschaftsprüfern.

Neubau Rechenzentrum – Vernetzung der IT-Systeme

Ein weiteres Paradebeispiel seiner Vielseitigkeit lieferte conarum beim Aufbau eines Finanzprozesses hinsichtlich des Bauvorhabens „Neubau Rechenzentrum“. Hier galt es, die Kommunikation der verschiedenen Systeme zur Erstellung von Budgets und Bauplänen – seitens des Architekten und des Bauherrn – herzustellen. Dafür haben die Spezialisten einen Prozess umgesetzt, der die Daten über eine Schnittstelle automatisch austauscht und verbucht: Datenübernahmen, Verbuchungen und Abrechnungen – „all inclusive“. Vor allen Dingen gelang es, die Fehlerquote zu minimieren. Manueller Mehraufwand wurde reduziert, die Kostenkontrolle und Baubudgetüberwachung somit gewährleistet. Prozessdesign, Umsetzung und Programmierung – alles „made by conarum“ – brachte für die kubus IT einen weiteren Vorteil: Das Unternehmen verfügt jetzt über ein Template, welches jederzeit wieder für den Bau von neuen Rechenzentren eingesetzt werden kann.

Ein automatischer Abgleich der internen Bestandsverwaltung mit SAP hat ermöglicht, in jedem System zu jeder Zeit aktuelle Daten zu beziehen. Dieser Datenaustausch hat für eine Transparenz gesorgt, die es so vorher nicht gab. Um diese Transparenz immer weiter zu optimieren, wird der Prozess laufend um neue Produktgruppen erweitert.

Thomas Kruse: „Die Mitarbeiter von conarum sind mehr als nur reine Techniker. Sie beraten uns auch betriebswirtschaftlich. Anforderungen werden unkompliziert „übersetzt“ und weitergegeben. conarum arbeitet fachlich selbstständig und kommuniziert optimal.“

Elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglichen

Eine neue Herausforderung für conarum ist die Umstellung auf eine elektronische Rechnungsverarbeitung. Ist die Rechnung einmal eingescannt, gibt es einen Workflow zur Freigabe, die dann über Outlook nach den gesetzlichen Vorgaben abgewickelt und archiviert wird. Diese Umstellung bedeutet eine effektive Weiterentwicklung für die kubus IT. Auch hier werden die Fehlerquote und der manuelle Einsatz minimiert. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Bilanz wird automatisch gewährleistet. Im nächsten Jahr soll der Controlling-Prozess in SAP abgebildet werden.

Gemeinsam die Zukunft gestalten

Gemeinsam wird für die kubus IT eine Roadmap entwickelt, um das künftige Vorgehen systematisch und effektiv zu gestalten. Geplant ist, auch in der Beschaffung den Bestellprozess und das Freigabeverfahren über Schnittstellen in das SAP zu integrieren.

Profis am Werk

Die Zusammenarbeit mit conarum ist für die kubus IT von großem Wert: „ Wir sind sehr froh, dass wir einerseits Fachleute gefunden haben, die technisch und fachlich beraten können, bei denen es aber auch menschlich passt“, so Thomas Kruse. „Wenn man externe Hilfe benötigt, dann braucht man Berater wie die Mitarbeiter von conarum. Sie agieren proaktiv und vorausschauend. Das System wurde sowohl technisch als auch prozessseitig neu aufgebaut. Die kubus IT schätzt es sehr, dass conarum zum inneren Kreis der SAP Partner gehört und durch konstante Schulungen immer auf dem neuesten Stand ist.

conarum – das SAP Beratungshaus mit Lösungskompetenz.