Wettbewerbsvorteil durch reibungslose Abläufe im Einkauf

Bei der Optimierung Ihrer Einkaufsprozesse setzt das Unternehmen auf die Beratungskompetenz von conarum. In dem Projekt war das Ziel, die bisher manuell durchgeführte Bestellbestätigung mit Klein- und Kleinstlieferanten systemgestützt abzubilden und den Ablauf zu optimieren.

Der Erfolg des Unternehmens hängt in erheblichem Maße von den Geschicken des Einkaufs ab. Der tägliche Preisdruck und die Auswahl der richtigen Partner sind daher entscheidend. Deshalb ist es umso wichtiger, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Zeitintensive administrative Tätigkeiten und manuelle Eingaben in Softwaresysteme gilt es auf ein Minimum zu reduzieren. Eine Einsatzuntersuchung ergab ein enormes Einsparpotential im technischen Einkauf, wenn Bestellbestätigungen bei Kleinlieferanten automatisiert ablaufen.

Automatisierung von Bestellprozessen als oberstes Ziel

Im gesamten technischen Einkauf gibt es sehr umfangreiche Bestellpositionen. Davon benötigt rund die Hälfte der Positionen eine Auftragsbestätigung. Bei einer Bestandsanalyse war allerdings nur bei 50 % der jeweiligen Positionen eine Auftragsbestätigung gepflegt. Unter der Annahme, dass ein Mitarbeiter ungefähr 10 Minuten für die manuelle Bearbeitung benötigt, errechnete die Abteilung ein nennenswertes Einsparpotential durch die Automatisierung der Bestellabwicklung. Nach dem Startschuss des Projektes entschied sich der Konzern für conarum bei der Realisierung des Projektes. Das Beratungsunternehmen hat bereits in vielen Projekten seine Kompetenz unterstrichen und hatte zudem im Preis-/Leistungsverhältnis am besten abgeschnitten.

Bestellabwicklung über das Lieferantenportal

conarum entwickelte für den neuen Prozess eine komplett neue Anwendung und die Lösung konnte im März 2010 live gehen. Pilot war zunächst eine Apotheke, die den werksärztlichen Dienst beliefert. In dem neuen Prozess legt der Einkäufer die Bestellung in SAP an, die dann direkt an das Lieferantenportal übertragen wird. Gleichzeitig erhält der Lieferant automatisch eine Benachrichtigung. Er kann anschließend über eine spezielle Authentifizierungslogik direkt auf die Bestellung zugreifen, ohne sich manuell anmelden zu müssen. Dadurch wird der Administrationsaufwand erheblich reduziert.

Er kann die Bestellung überprüfen und je nach Berechtigung Informationen zu der Menge, Preis und Liefertermin ändern. Beim Bestätigungseingang erkennt das System toleranzüberschreitende Änderungen durch den Lieferanten und informiert den Einkäufer per Mail. Bestätigt der Einkäufer die Änderungen, so wird automatisch die Bestellung automatisiert. Der Status der Bestellbestätigung ist jederzeit für den Einkäufer ersichtlich.

Bereits im März 2011 sind eine Vielzahl von Lieferanten an das neue System angebunden. Auch für die Zukunft hat sich der Leiter des Competence Center Einkauf & Logistik ambitionierte Ziele gesetzt. So will die Abteilung bis 2013 weitere Bestellpositionen über die neue Plattform abwickeln. Außerdem soll in Zukunft auch das Mahnverfahren automatisch über das Portal gesteuert werden.

Enorme Einsparungen auf beiden Seiten

Der Lieferant hat durch den neuen Prozess keinen Aufwand und Kosten für eine zusätzliche Software. Zudem lässt sich das System intuitiv benutzen, so dass auch keine Schulungen für die Abwicklung notwendig sind. Die Benutzerfreundlichkeit war einer der Key Faktoren für den Erfolg des Projektes. Besonders aber bei den Mitarbeitern ist der neue Prozess sehr gut angekommen. Denn zeitaufwendige manuelle Tätigkeiten werden auf ein Minimum reduziert. Die Mitarbeiter können sich so viel stärker auf wichtige Kernaufgaben und die strategischen Lieferanten konzentrieren.

Der Aufwand für Betrieb und Betreuung ist erstaunlich gering. Das Anbinden neuer Lieferanten ist einfach und schnell durchzuführen, so dass täglich 10 - 20 Lieferanten pro Tag auf den neuen Prozess gesetzt werden können.

Mit conarum geht die Zusammenarbeit auch in Zukunft weiter. Das Beratungsunternehmen wird den Konzern in diversen weiteren SRM-Projekten weiter begleiten.

Dokumente zum Download

SAP SRM - Success story SAP SRM