Einfaches Dokumentenhandling im Engineering

Die Ausgangslage
Große Mengen an Dokumenten müssen während des Lebenszyklus einer Anlage bearbeitet und verwaltet werden. Dies stellt eine besondere Herausforderung für Engineering - Abteilungen dar. Sind diese Dokumente ohne Bezug zur jeweiligen Anlage auf unterschiedlichen File - Servern abgelegt, erschwert dies zusätzlich eine einfache, systematische und zielgerichtete Verwaltung.

Die Aufgabe

Ziel des Projektes war der Aufbau eines einfachen und übersichtlichen Dokumentenmanagements, mit direktem Bezug zu den in SAP aufgebauten AKZ - Strukturen.

Die Hierarchie der technischen Plätze und Equipments sollte sich im Aufbau der Anlagen und Equipmentakten finden.

Weitere wichtige Punkte:

• einfache und intuitive Bedienbarkeit
• Performance
• Sicherheit

Die Lösung

Die Abbildung der Anlagenakten mit SAP Easy - DMS ermöglicht dem Mitarbeiter das Arbeiten in seiner gewohnten Explorer - Umgebung. Beim automatischen Anlegen der Akten wird die AKZ - Struktur in SAP ausgelesen und für den Aufbau der Anlagenakten genutzt. Außerdem wird die Anlagenakte mit dem jeweiligen technischen Platz bzw. Equipment verknüpft. Damit ist eine strukturierte Navigation und Suche der jeweiligen Akteninhalte sichergestellt.

Der sichere Zugriff auf die Dokumente durch ausschließlich berechtigte Mitarbeiter wurde über PLM 7.0 Funktion der Zugriffskontrollkontexte (SAP ACC) realisiert.

Vorteile

• Bessere Visualisierung der Strukturen durch hierarchische Darstellung
• Verringerte Suchzeiten durch einheitliche Strukturen
• Erhöhte Anwenderakzeptanz durch intuitive Bedienung
• Schutz des geistigen Eigentums durch sicheren Zugriff auf die Dokumente
• Qualitätssteigerung durch Fehlervermeidung

Funktionen

Neben den Standardfunktionen in SAP Easy DMS wurde eine Reihe weitergehender Funktionen implementiert.

• Automatisierte Anlage von Akten mit Template
• Upload komplexer Ordnerstrukturen
• Automatisierte Anpassung der Ordnerstrukturen bei Änderung der AKZ - Strukturen
• Automatisierte Anpassung der Ordnerstrukturen bei Ein- bzw. Ausbau von Equipments
• Möglichkeit der Verknüpfung zu anderen SAP Objekten (Bestellung, Projekten etc.)
• Automatisierte Erstellung einer neuen Dokumentenversion
• Festlegung der Bearbeitungsmöglichkeiten über eigenes Customizing
• Und vieles mehr

Unsere Expertise

Unsere gesamtheitliche Betrachtung der PLM Prozesse über die reinen SAP Funktionalitäten hinaus ermöglicht die Ausarbeitung einer optimalen Lösung in aufbau- sowie ablauforganisatorischen Prozessen und die Integration in bestehende Systemlandschaften.

• langjährige Erfahrung im Bereich SAP PLM
• relevant in diesem Kontext: SAP PLM 7.0, SAP PLM 7.0 ACM, SAP Easy DMS, SAP DIS, Dokumentenstücklisten, SAP EAM
• Eigenes AddOn zur Steuerung komplexer, auch systemübergreifender, Geschäftsprozesse (http://www.conarum.de/run-record)
• Konzeption, Customizing und programmtechnische Erweiterungen der SAP PLM - Funktionen
• Entwicklung diverser BADI's und Erweiterungen.

Dokumente zum Download

SAP PLM - Dokumentenhandling mit SAP Easy DMS