PS - Planungscockpit für IH-Maßnahmen im Immobilienmanagement

Die Ausgangslage

Die Bayerische Hausbau übernimmt für die rund 200 Bestandsimmobilien in ihrem Portfolio, als auch für Immobilien externer Auftraggeber das entsprechende Asset- und Property Management.

Die technische Planung von Instandhaltungsmaßnahmen und -projekten erfolgt dabei durch das Property Management jährlich für 4 Jahre im Voraus und umfasst alle technisch erforderlichen bzw. Substanz erhaltenden Maßnahmen für diese Immobilienobjekte.

Um die (Mehrjahres-) Planung und Freigabe derartiger Projekte und Maßnahmen durch das Property Management, Asset Mangement und Projektcontrolling optimal zu unterstützen, wurde eine integrierte toolgestützte Lösung benötigt.

Die Aufgabe

Das Ziel war die Erstellung eines flexiblen Cockpits zur schnellen und übersichtlichen, periodischen Planung und Freigabe von Instandhaltungsmaßnahmen durch die freigabeberechtigten Property Manager, Assetmanager und das Projektcontrolling. Dabei sollte es das Cockpit ermöglichen diese Projekte und Maßnahmen zur Planung zunächst nur "fiktiv" anzulegen und erst bei Bedarf (bzw. Freigabe) in die PS-Stammdaten zu überführen.

Das Cockpit sollte einerseits eine übersichtliche Darstellung über den aktuellen Planungs- sowie Freigabestatus der Maßnahmen liefern und zugleich die Kostenplanung auf Maßnahmen-Ebene und ihre Freigabe ermöglichen.

In Abhängigkeit von der Rolle des aktuellen Users und dessen Berechtigungen sollen ihm dabei verschiedene rollenabhängige Änderungs- und Freigabemöglichkeiten sowie Pflegemasken angeboten werden.

Zudem sollen zu jeder Maßnahme pro Planungzeitpunkt erläuternde Langtexte gepflegt und Dokumente zugeordnet/hochgeladen werden können.

Die Lösung

Das in Zusammenarbeit mit conarum konzipierte und implementierte Bestandscockpit integriert alle diese Anforderungen und ermöglicht den an den Instandhaltungsmaßnahmen beteiligten Personen umfassende Such-, Anzeige-, Bearbeitungs- und Planungsfunktionen.

Suche nach Maßnahmen und Darstellung

• Vielfältige Suchkriterien
• Darstellung in Listform (mit integrierter Ampel- und Balkendarstellung)
• Summen- und Zwischensummen einblendbar (optional)
• Einstellung und Auswahl von User-spezifischen Sichten
• Filtermöglichkeit
• Export nach Excel oder PDF

Übersichtlich strukturierte Detailinformationen zur aktuell ausgewählten Maßnahme

• Anzeige und Pflege von Stammdaten
• Möglichkeit zur Eingabe der kostenmäßigen Planung (für kommende 4 Jahre)
• Freigabe der eingegebenen Planzahlen
• Automatischer Mailversand an Projektverantwortliche bei Freigabe der Planung
• Vergleich der Projektplanung von unterschiedlichen Planungszeitpunkten
• Eingabe-/Freigabemöglichkeiten abhängig von der Rolle des Users (Property Manager, Asset Manager, Projektcontrolling)

• Pflege von Langtexten zu verschiedenen Kategorien (Begründung, Termine, Kosten, Quartalsbericht)

Integriertes Dokumentenmanagement (Anlagenliste)

• Nutzung der SAP-Anlagenliste
• Anzeige/Öffnen von Dokumenten verschiedenster Dateitypen
• Hochladen und Löschen von Dokumenten

Spezielle (Admin-) Funktionen für das Projektcontrolling

• Massenfreigabe
• Sperren/Entsperren von Planungszeitpunkten (Kostenplanung durch Property Manager wird nur explizit vom Projektcontrolling geöffneten Perioden zugelassen)
• Überführung in PS-Stammdaten
• Kopieren von Planungsdaten in andere Planungszeitpunkte (z. B. als Planungsbasis für das kommende Planjahr)
• Löschen von Maßnahmen/Projekten

Umfangreiches Customizing

Rahmendaten

• Branche: Bau und Immobilien
• Bereich: SAP ERP - Projektsystem

Technische Rahmenbedingungen

• SAP ECC 6.0
• Web-Dynpro-Applikation > im Browser lauffähig (keine SAP GUI notwendig)

Dokumente zum Download

PS - Bestandscockpit